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Politicas de Privacidad

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE CALENDAR TAX S.A.S.S.A.S.
CALENDAR TAX S.A.S.S.A.S.
NIT. 901.637.386
Domicilio: Medellín
Dirección:Carrera 1535 136
Correo electrónico:[email protected]

CALENDAR TAX S.A.S. S.A.S. (en adelante “CALENDAR TAX S.A.S.”) en cumplimiento del Régimen de Protección de Datos Personales, se encuentra comprometido con la protección de los datos personales de los miembros de entidad, así como de sus usuarios o consumidores, proveedores, aliados comerciales o Socios, trabajadores y asesores, terceros con quienes mantiene relaciones comerciales y las personas pertenecientes a sus grupos de interés, anteriores, actuales y futuros. Por lo cual, ha adoptado la presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales que tiene por objeto establecer el Tratamiento y las finalidades a las que estarán sujetas las Bases de Datos que administra, los derechos de los Titulares y los mecanismos para hacerlos efectivos ante CALENDAR TAX S.A.S.. Las reglas de esta Política aplican para el Tratamiento de todos los Datos Personales que CALENDAR TAX S.A.S. recolecte, almacene, use, circule o suprima; y, deberá ser seguida por todos los Trabajadores, funcionarios, Contratistas o Encargados que realicen el Tratamiento de los Datos Personales en nombre de CALENDAR TAX S.A.S.
1. DEFINICIONES
Para efectos de la aplicación de la Política y de conformidad con lo establecido por el Régimen de Protección de Datos Personales, se entenderá por: a. Autorización: es el consentimiento previo, expreso e informado que otorga el Titular al Responsable o Encargado para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales. b. Aviso de Privacidad: es la comunicación verbal o escrita, incluida en un documento físico, electrónico o en otro formato, que el Responsable pondrá a disposición de los Titulares para indicarles las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a estas y las finalidades a las que estarán sujetos sus Datos Personales. c. Base(s) de Dato(s): es el conjunto organizado de Datos Personales que son objeto de Tratamiento y que se encuentran en medio físico o digital. d. CALENDAR TAX S.A.S./Entidad: CALENDAR TAX S.A.S. S.A.S. con NIT 901.637.386 – 0. e. CONSUMIDOR: Toda persona natural que, como destinatario final, use LA APP para solicitar por medio de esta un mandato remunerado, cuyo encargo consiste en la celebración de un contrato de compraventa o cualquier otro tipo de contrato lícito, con el fin de enviar notificaciones sobre sus impuestos. f. Dato(s) Personal(es): es cualquier información asociada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables y jurídicas. g. Dato(s) público(s): son los datos calificados como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todo aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales. h. Dato(s) Sensible(s): son aquellos Datos Personales que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, enunciándose como ejemplos, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, los relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. i. Dato(s) Financiero(s): son los datos personales referidos al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen. j. Encargado del Tratamiento/Encargado: es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento sobre los Datos Personales por cuenta del Responsable. k. LA APP: Aplicativo web y móvil administrado por CALENDAR TAX S.A.S., que permite la concurrencia de Consumidores, Socios y distribuidores para que por medio de contratos de mandato el Consumidor solicite la gestión de un encargo. l. Política de Protección de Datos/Política: es la presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales de CALENDAR TAX S.A.S. n. Titular: es la persona natural, cuyos datos personales son Tratados por CALENDAR TAX S.A.S. Titulares para esta entidad son los Consumidores/Usuarios, Socios, aliados comerciales, proveedores, trabajadores, y todas las personas naturales que tenga una relación con CALENDAR TAX S.A.S., respecto de las cuales se Traten Datos Personales. o. Trabajadores: son todos los funcionarios o trabajadores que se encuentren vinculados a CALENDAR TAX S.A.S., con independencia del tipo de vinculación laboral, y que desarrollan actividades tendientes a desarrollar el objeto social de CALENDAR TAX S.A.S. p. Tratamiento: es cualquier operación o conjunto de operaciones que se realice sobre los Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos. q. Régimen de Protección de Datos Personales: se refiere a la normativa general que regula la protección de datos personales en Colombia, la cual incluye la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás que la complementen o modifiquen. r. Responsable/Responsable del Tratamiento: es CALENDAR TAX S.A.S., que bajo el Régimen de Protección de Datos Personales decide sobre las Bases de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales. s. Socio: Persona natural o jurídica que exhibe, ofrece, y comercializa servicios a través de LA APP, para que los mismos sean adquiridos por los Consumidores. t. Transferencia: tiene lugar cuando el responsable y/o encargado ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es responsable del Tratamiento y que se encuentra dentro o fuera del país. u. Transmisión: es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera de Colombia con el propósito de que un Encargado los trate por cuenta del Responsable.
2. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
CALENDAR TAX S.A.S. aplicará los siguientes principios durante el tratamiento de Datos Personales:
2.1 Principio de acceso y circulación restringida: los Datos Personales no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable. Las únicas personas que podrán acceder a los Datos Personales serán las autorizadas por el Titular. 2.2 Principio de confidencialidad: durante el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la calidad de Datos Públicos”, CALENDAR TAX S.A.S. y sus Trabajadores, estarán obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de la terminación de la relación comercial, contractual o laboral. 2.3 Principio de finalidad: el Tratamiento de los Datos Personales obedecerá a finalidades legítimas de acuerdo con la Constitución y el Régimen de Protección de Datos Personales, que serán informadas y autorizadas por el Titular. 2.4 Principio de legalidad: el uso, recolección y Tratamiento de los Datos Personales se ajustará a las disposiciones vigentes y aplicables por el Régimen de Protección de Datos Personales. 2.5 Principio de libertad: el Tratamiento de los Datos Personales sólo podrá llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. No se recolectarán ni tratarán Datos Personales sin la Autorización del Titular, o sin mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento. 2.6 Principio de seguridad: sobre los Datos Personales que Trate CALENDAR TAX S.A.S. se adoptarán las medidas técnicas, tecnológicas, humanas, jurídicas y administrativas que sean necesarias para garantizar la seguridad de los registros evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 2.7 Principio de transparencia: durante el Tratamiento de los Datos Personales CALENDAR TAX S.A.S. garantizará el derecho del Titular a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de sus Datos Personales. 2.8 Principio de veracidad o calidad de Información: los Datos Personales sujetos a Tratamiento deberán ser veraces, completos, exactos, actuales, comprobables y comprensibles. No se tratarán datos parciales, incompletos, fraccionados o que introduzcan a error.
3. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
CALENDAR TAX S.A.S., entidad sin ánimo de lucro de carácter civil, con domicilio en la ciudad de Medellín, con NIT 901.637.386 - 0, es responsable del Tratamiento de los Datos Personales de las personas naturales respecto de las cuales recolecta, Trata y almacena información en sus Bases de Datos.
4. DIRECTRICES GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
CALENDAR TAX S.A.S., en virtud del desarrollo de su objeto establece como directrices generales para el Tratamiento de los Datos Personales las siguientes: a) Evitar el acceso y Tratamiento de los Datos Personales por terceros no autorizados que puedan vulnerar, modificar y/o destruir la información. Para esto, CALENDAR TAX S.A.S. se compromete a dar aplicación a las medidas de control establecidas en los manuales internos, las cuales son de obligatorio cumplimiento por todos sus Trabajadores, accionistas, o Contratistas que ayuden al desarrollo del objeto social de CALENDAR TAX S.A.S.. b) Los Datos Sensibles serán de libre y voluntaria entrega por parte de los Titulares y ninguna actividad se someterá al suministro de estos. c) La solicitud de revocatoria de la Autorización no será procedente cuando los Titulares tengan el deber contractual o legal de permanecer en las Bases de Datos que se encuentran bajo la responsabilidad de CALENDAR TAX S.A.S.. d) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data que consiste en conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se haya recogido sobre ellos en bases de datos o archivos. Así como garantizar los demás derechos, libertades y garantías constitucionales y legales. e) Solicitar la Autorización para el Tratamiento de los Datos Personales otorgados por los Titulares, a más tardar al momento de la solicitud de estos y abstenerse de recolectar o Tratar Datos Personales sin la correspondiente Autorización. f) Conservar la copia de la Autorización otorgada por el Titular, de acuerdo a los manuales internos de manejo de información. g) Informar debidamente a los Titulares sobre el Tratamiento y las finalidades a las que se someterán sus Datos Personales; así como los derechos que les asisten en virtud de la Autorización otorgada. h) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. i) Rectificar la información cuando sea incorrecta, esté incompleta o se tenga duda sobre esta. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados de conformidad con el Régimen de Protección de Datos Personales y los manuales internos de manejo de información. k) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de los Datos Personales.
5. FINALIDADES Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
5.1 Inicio del Tratamiento de los Datos Personales: CALENDAR TAX S.A.S. solamente realizará el Tratamiento de los Datos Personales, que de manera previa y expresa, han sido autorizados por los Titulares. CALENDAR TAX S.A.S. conservará la copia de las autorizaciones, y las pondrá a disposición de la autoridad competente o del Titular cuando así lo soliciten. Sin perjuicio de lo anterior, CALENDAR TAX S.A.S. no estará obligada a solicitar la Autorización del Titular cuando se relacione con el Tratamiento de información: i) requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; ii) de naturaleza pública; iii) en casos de urgencia médica o sanitaria; iv) autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y, v) relacionados con el Registro Civil de las Personas. Finalidades del Tratamiento: además de las finalidades señaladas y establecidas en los formatos de Autorización que suscribe cada Titular, el Tratamiento realizado por CALENDAR TAX S.A.S. tiene como objetivo: i) Mantener una comunicación eficiente de la información que sea de utilidad durante la ejecución del objeto social de CALENDAR TAX S.A.S.; ii) ejecutar las relaciones contractuales existentes con sus aliados estratégicos, de cooperación, proveedores, trabajadores, contratistas, socios, y cualquier tercero con el que suscriba un acuerdo, convenio, o contrato para el desarrollo de las actividades administrativas, técnicas, o comerciales encaminadas a desarrollar su objeto social; iii) realizar procesos de inscripción, logística, planeación y cumplimiento de directrices reglamentarias y legales; vi) enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivo móvil, o cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos - servicios que se ofrezcan en la APP , adelantados por CALENDAR TAX S.A.S. o sus SOCIOS; vii) evaluar la calidad del servicio ofrecido, realizar campañas de satisfacción y hacer seguimiento de sus productos y/o prestación de servicios; viii) realizar estudios estadísticos; ix) mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales, comerciales que se tengan; x) desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral; xi) ejecutar el pago de los servicios prestados a CALENDAR TAX S.A.S.; xii) suministrar, compartir, enviar datos personales a las autoridades judiciales, administrativas, estatales, y disciplinarias competentes para los fines correspondientes a sus funciones; xiii) servir como soporte contable dentro de los procesos internos que desarrolle el área contable, financiera, de gestión humana, y administrativa de CALENDAR TAX S.A.S.; xiv) dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con los trabajadores-contratistas de CALENDAR TAX S.A.S. con relación a pago de salarios, prestaciones sociales y demás consagradas en el contrato laboral o de prestación de servicios según sea el caso; xv) realizar verificación en centrales de riesgo; xvi) soportar procesos de auditoría interna o externa; xvii) verificar el cumplimiento de sus políticas internas, reglamentos internos; xviii) evaluar la calidad de los servicios prestados por los trabajadores; xix) realizar estudios internos sobre hábitos de trabajadores para programas de bienestar corporativo; xx) realizar procesos de contabilidad; xxi) guardar soporte de la información de empleados, contratos (activos e inactivos); y, xxii) para garantizar la seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de CALENDAR TAX S.A.S. Respecto a la APP, de manera general, las finalidades del Tratamiento son: a) Crear el perfil para acceder y participar en LA APP y acceder a los servicios o productos b) Enviar información promocional, de beneficios, premios, entre otros similares, por parte del PROPIETARIO o SOCIOS. c) Compartir los datos con terceros proveedores o SOCIOS, quienes, en calidad de encargados, tratarán la información de conformidad con las instrucciones de EL PROPIETARIO en su calidad de responsable, manteniendo las mismas finalidades informadas en los Términos y Condiciones. d) Para efectos estadísticos y de comportamiento de LA APP. e) Utilizar la Base por parte de los propietarios y sus aliados comerciales para desarrollar eventuales programas de medios de pago y otros beneficios que podrán incluirse en el como consecuencia de la carnetización o de cualquier inclusión de la APP que lo avale. f) Para redimir puntos en el marco de posibles alianzas con terceros. g) Diseñar y ejecutar estrategias de mercadeo, fidelización de clientes y otros eventos o actividades relacionadas con el posicionamiento de CALENDAR TAX S.A.S. S.A.S., y sus aliados comerciales respectivamente. h) Se recopila información sobre cómo los usuarios usan los productos, los tipos de contenido que se ven, como interactúan con ellos, las funciones que se utilizan, y en general el comportamiento que los usuarios tienen con LA APP y sus contenidos. i) Se analiza y se recibirá información proveniente de otras personas al usar LA APP, dentro de la cual puede incluirse información sobre el usuario, al momento de interactuar en un comentario en la sección muro, envió o subida de fotos al mismo o al chat, entre otros. j) Se analiza y recolecta información sobre los celulares o dispositivos conectados a internet que interactúan y se integran con LA APP. Con el propósito de garantizar el principio de libertad y finalidad durante el Tratamiento de los Datos Personales, CALENDAR TAX S.A.S. se compromete a informar en la solicitud de Autorización, las finalidades específicas para la cual se recolectarán, almacenarán y Tratarán los Datos Personales, las cuales dependerá de la calidad que ostente el Titular dentro de los grupos de interés de CALENDAR TAX S.A.S. 5.3. Acceso a la información: en desarrollo de las finalidades mencionadas y/o en aquellas que se indiquen de manera expresa en la solicitud de Autorización para el Tratamiento, la información almacenada en las Bases de Datos de CALENDAR TAX S.A.S. podrá ser compartida internamente con los Trabajadores, Contratistas, Asesores Vinculados que desarrollan actividades relacionadas con las finalidades mencionadas. En ese sentido, los Trabajadores, Contratistas, Asesores Vinculados de CALENDAR TAX S.A.S. que tendrán acceso a los Datos Personales de los Titulares son aquellos que realicen actividades estrictamente necesarias y relacionadas con el Tratamiento los Datos Personales y las Finalidades mencionadas en el numeral 5.2. CALENDAR TAX S.A.S. no comparte ni entrega Datos Personales almacenados en sus Bases de Datos con terceras personas, a menos que la ley lo avale; sin embargo, y cuando la finalidad así lo requiera, la información personal podrá ser legítimamente transmitida o aliados o proveedores o socios de CALENDAR TAX S.A.S., para cumplir con objetivos contractuales, convencionales, o de cooperación específica, que se encuentren enmarcados en las finalidades autorizadas por los Titulares. Asimismo, CALENDAR TAX S.A.S. entregará la información requerida por las autoridades judiciales, administrativas y disciplinarias para el ejercicio de sus funciones legales, reglamentarias, disciplinarias o estatutarias. En cualquiera de estos eventos, CALENDAR TAX S.A.S. se compromete a tomar todas las medidas pertinentes para que el Tratamiento de la información por parte de las personas mencionadas se realice en estricto cumplimiento del Régimen de Protección de Datos Personales y esta Política de Protección de Datos. 5.4. Tratamiento de la información en cada caso: los términos y condiciones particulares del Tratamiento de los Datos Personales se encuentran documentados en cada uno de los contratos suscritos con los Titulares o en la Autorización correspondiente. Estos términos y condiciones incluyen una descripción de la forma en que CALENDAR TAX S.A.S. podrá tratar los Datos Personales de cada Titular. Por lo anterior, el Titular a la firma del correspondiente contrato, o Autorización, está dando su consentimiento previo, expreso e informado para que CALENDAR TAX S.A.S. realice el Tratamiento de su información. 5.5. Actualización de información: CALENDAR TAX S.A.S. se compromete a adoptar medidas razonables para que los Datos Personales contenidos en sus Bases de Datos sean precisos, completos y actuales. Con este fin, CALENDAR TAX S.A.S. podrá solicitar a los Titulares que actualicen su información personal de manera permanente. 5.6 Limitaciones temporales al Tratamiento de los Datos Personales: CALENDAR TAX S.A.S. conserva los Datos Personales de los Titulares durante el término que sea necesario para el desarrollo de las finalidades autorizadas. La eliminación de estos Datos Personales se realizará una vez se alcancen las finalidades autorizadas o cuando su Titular solicite su revocatoria y la supresión inmediata de su información por los medios y canales de atención de los numerales 8 y 9 de esta Política de Protección de Datos. CALENDAR TAX S.A.S. conservará los Datos Personales después de terminar la relación contractual, de cooperación, laboral, comercial por el término necesario para dar cumplimiento a requerimientos legales, administrativos, de auditoría o regulatorios.
6. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR, PRUEBA Y REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
6.1. Autorización La recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o supresión de Datos Personales por parte de CALENDAR TAX S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. Para ello, la Autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitios web o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante el cual se pueda verificar la conducta inequívoca del Titular que permitió concluir de forma razonable que otorgó la Autorización. En todo caso, dependiendo del grupo de interés al que el Titular pertenezca (v.gr. área administrativa, financiera, de atención; funcionarios, Consumidores, Socios, de CALENDAR TAX S.A.S.; proveedores; entre otros), y del servicio que se esté ofreciendo o el vínculo que se establezca con CALENDAR TAX S.A.S., el Titular otorgará su Autorización bien sea a través de cláusulas contractuales o con la suscripción de un modelo de Autorización expresa e inequívoca que se le dará a conocer en el momento pertinente al Titular. 6.2. Prueba de la Autorización CALENDAR TAX S.A.S. adoptará todas las medidas necesarias para mantener registros de la obtención de Autorización por parte de los Titulares. Para dar cumplimiento a lo anterior, CALENDAR TAX S.A.S., almacenará en su archivo físico o digital prueba de la Autorización o en depósitos electrónicos realizados de manera directa para tal fin. 6.3. Revocatoria de la Autorización Los Titulares pueden revocar la Autorización en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. El Titular deberá solicitar la revocatoria de la Autorización siguiendo el procedimiento establecido en el numeral 9 de esta Política de Protección de Datos e informar a CALENDAR TAX S.A.S. si la revocatoria de su Autorización versa sobre la totalidad de las finalidades consentidas inicialmente, esto es, que deba dejar de tratar por completo los datos del Titular, o si la revocatoria de su consentimiento recae sobre tipos de tratamiento determinados. En el segundo caso, el Titular deberá indicar el tipo de Tratamiento o la finalidad con la cual no está conforme, con el propósito de que se mantenga activo el Tratamiento y las finalidades autorizadas, con las que el Titular esté de acuerdo. El responsable puede negar la solicitud de supresión en los siguientes casos: • El Titular tenga el deber legal de permanecer en la base de datos. • No sea posible efectuar la eliminación del dato por la orden de autoridad judicial o administrativa con competencia en el Territorio Nacional. • Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, o para garantizar el cumplimiento de una obligación legalmente adquirida por el Titular
7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
7.1 En consonancia con en el Régimen de Protección de Datos Personales, el Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos: 7.2 Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus Datos Personales frente a CALENDAR TAX S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento. 7.3 Solicitar prueba de la Autorización otorgada a CALENDAR TAX S.A.S., salvo en los casos en que se exceptúe como requisito para el Tratamiento de los Datos Personales, de conformidad con lo establecidos por el Régimen de Protección de Datos Personales. 7.4 Recibir información por parte de CALENDAR TAX S.A.S., previa solicitud, respecto del Tratamiento que le ha dado a sus datos personales. 7.5 Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en el Régimen de Protección de Datos de Datos Personales, previo trámite de consulta o reclamo ante CALENDAR TAX S.A.S. 7.6 Modificar y revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o simplemente, cuando así lo estime conveniente. 7.7 Tener conocimiento y acceder a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 7.8 Los demás que se reconozcan en el Régimen de Protección de Datos Personales.
8. CONSULTAS
De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier Base de Datos del Responsable. En consecuencia, CALENDAR TAX S.A.S. garantizará el derecho de consulta, suministrando la información requerida. El procedimiento a seguir para consultas es el siguiente: 8.1 La consulta deberá dirigirse al correo electrónico [email protected] o presentarse a través de la página web oficial de CALENDAR TAX S.A.S. en la sección consultas o reclamos. 8.2 En el correo electrónico el Titular deberá identificarse plenamente y describir de manera clara su petición o consulta. 8.3 CALENDAR TAX S.A.S. atenderá su consulta en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la consulta. 8.4 Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término mencionado, CALENDAR TAX S.A.S. informará al interesado contestando su correo electrónico, expresando los motivos de la demora y señalando el nuevo término para atender su consulta, el cual no superará los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primero término.
9. RECLAMOS
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de2012, podrán presentar el reclamo pertinente ante CALENDAR TAX S.A.S.. El procedimiento establecido para dicho fin es el siguiente: 9.1 El reclamo deberá dirigirse al correo electrónico [email protected] o, puede presentarse a través de la página web oficial de CALENDAR TAX S.A.S. en la sección de consultas o reclamos. 9.2 En el correo electrónico, el Titular deberá identificarse plenamente y describir de manera clara su solicitud de corrección, actualización o solicitud de supresión de sus Datos Personales. En caso de que el reclamo tenga relación con un posible incumplimiento a cualquiera de los deberes de CALENDAR TAX S.A.S., el Titular deberá indicar de manera detallada la razón del incumplimiento. 9.3 En caso de que el reclamo resulte incompleto, CALENDAR TAX S.A.S. requerirá al interesado dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción de este para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, CALENDAR TAX S.A.S. entenderá que se ha desistido del reclamo. 9.4 En caso de que CALENDAR TAX S.A.S. reciba un reclamo del que no sea competente para resolver, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de 5 días hábiles e informará de la situación al interesado. 9.5 Una vez recibido el reclamo completo, CALENDAR TAX S.A.S. incluirá en la Base de Datos correspondiente una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, la cual mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. 9.6 CALENDAR TAX S.A.S. atenderá el reclamo en un término máximo de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. 9.7 Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, CALENDAR TAX S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El Titular tiene derecho, en todo momento, a solicitar a CALENDAR TAX S.A.S. la eliminación de sus Datos Personales cuando: a) considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012; b) hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron solicitados; o, c) se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron requeridos. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de los Datos Personales en los registros, archivos, bases de datos o cualquier forma de Tratamiento realizados por la CALENDAR TAX S.A.S., de acuerdo con lo solicitado por el Titular, en atención a lo establecido en el numeral 6.3.
10. DATOS PERSONALES NO SOLICITADOS
De manera previa al inicio formal de relaciones de cooperación, comerciales o laborales entre CALENDAR TAX S.A.S. y terceros, es posible que sea remitida información personal sin el previo y expreso consentimiento para su tratamiento. En estos casos, y ante la imposibilidad de solicitar la Autorización, el Titular acepta que con el envío de la información autoriza el Tratamiento de sus Datos Personales para que CALENDAR TAX S.A.S. los conozca, recolecte y trate con la finalidad de contactarlo para hacer parte de los procesos de selección actuales o futuros que realice o procesos de selección de proveedores o aliados comerciales o socios. Sin perjuicio de lo anterior, y en caso de que la relación con estos terceros se formalice, se solicitará la Autorización correspondiente para continuar con el Tratamiento de la información. Se entiende que los Titulares que tengan la calidad de proveedores de servicios o productos cuya cuantía no exceda los trescientos mil pesos (COP $300.000,oo) otorgarán la Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales mediante conducta inequívoca consistente en la suscripción de la factura electrónica de venta, orden de compra o comprobante del servicio o producto prestado, con la única finalidad de que CALENDAR TAX S.A.S., realice el pago correspondiente de los servicios o productos ofrecidos, ceñirse a los registros contables de la entidad y cumplir todas sus obligaciones contables, tributarias y administrativas.
11. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES DE NIÑOS Y ADOLESCENTES
CALENDAR TAX S.A.S. entiende que el Tratamiento de los datos personales de niños o adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública. Por lo anterior, CALENDAR TAX S.A.S. recolectará los Datos Personales de los menores de 18 años, solamente en los casos de emergencias, o en el evento en el que su representante legal autorice el Tratamiento, cuando sea necesario para el registro, la atención y el procesamiento de acuerdo a directrices legales y reglamentarias, de la atención de una emergencia. Lo anterior siempre en atención al: a) Respeto por el interés superior de los niños y adolescentes. b) Respeto por sus derechos fundamentales.
12. TRATAMIENTO DE LOS DATOS SENSIBLES
CALENDAR TAX S.A.S. evitará el Tratamiento de Datos Sensibles y se compromete a realizarlo en los casos estrictamente necesarios, evento en el cual CALENDAR TAX S.A.S. cumplirá con: a) La necesidad de informar al Titular que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento. b) La necesidad de informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la Autorización para la recolección de cualquier tipo de Dato Personal, que los datos que serán objeto de Tratamiento, tienen la calidad de Datos Sensibles y la finalidad del mismo. En caso de tener dudas respecto de la necesidad de entregar Datos Sensibles, por favor comuníquese con nosotros previa entrega de la información. 13. PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN 13.1. Compromiso de privacidad: CALENDAR TAX S.A.S. está comprometido con la confidencialidad y privacidad de la información personal que se encuentra almacenada en sus Bases de Datos con restricciones de acceso en cada caso y no disponibles al público. Por esto garantiza a los Titulares la conservación de su información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como políticas y prácticas internas que contribuyan a un ambiente seguro de la información.
13.2. Manuales de Tratamiento y protección de la información:
CALENDAR TAX S.A.S., cuenta con manuales para el manejo y protección de la información incluida en cada una de las Bases de Datos bajo su control y administración, los cuales son puestos a disposición de su personal así como de los Encargados, con el objetivo de que la persona que manipule la información conozca los estándares de seguridad bajo los cuales debe realizar el Tratamiento.
14. DISPOSICIONES FINALES
14.1. Responsable y área responsable de la atención de consultas y reclamos CALENDAR TAX S.A.S. designa como responsable de dar trámite a las consultas y reclamos de los Titulares al Área de comunicaciones de la gerencia de CALENDAR TAX S.A.S. correo electrónico: [email protected], a quien se deberá dirigir las solicitudes cuando se hagan por medio escrito, y quienes en todo caso se encargarán de la obtención de la información y la gestión necesaria al interior de CALENDAR TAX S.A.S. para dar respuesta a los Titulares que así lo soliciten. 14.2. Modificaciones a la política de privacidad de protección de datos CALENDAR TAX S.A.S. informa que todo cambio sustancial en la Política de Protección de Datos, será comunicado oportunamente por la página web de CALENDAR TAX S.A.S. o su APP y por los medios, que de manera general, use para ponerse en contacto con los Titulares, durante los 10 días hábiles anteriores a su entrada en vigor. 2. VIGENCIA El presente documento entra en vigor a partir del 29 de septiembre de 2022.
15.1 Periodo de vigencia de las bases de datos
Las Bases de Datos bajo la administración de CALENDAR TAX S.A.S. tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantengan y utilicen los Datos Personales para las finalidades descritas en esta Política de Protección de Datos Personales; y, se conservarán mientras no se solicite su supresión por el Titular y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar la información.